Salah satu tugas manajerial kepala sekolah yang sangat penting di sekolah adalah mengelola SIM sekolah. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang baik akan sangat membantu kepala sekolah dalam pengambilan keputusan baik dalam lingkup perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pengawasan suatu kegiatan.
Agar kepala sekolah dapat mengelola SIM yang efektif disekolah maka perlu dipahami hal-hal berikut:
A. Memahami Konsep SIM Sekolah
Sistem informasi manajemen sekolah adalah jaringan prosedur pengelolaan data di sekolah dengan tahapan kerja dimulai:
1. Pengumpulan data,
2. Pengolahan data,
3. Penyimpanan data,
4. Pengambilan data dan
5. Penyebaran informasi dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat.
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Baca juga: Implementasi Manajemen Resiko di Sekolah
Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting dalam suatu organisasi.
Sedangkan manajemen dapat diartikan mengatur/mengelola sesuatu atau menempatkan sesuatu pada posisi atau tempat yang tepat/sesuai.
Maka secara sederhana dapat diartika bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kegiatan kepala sekolah dalam mengelola data, informasi sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna jadi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan.
Tujuan pengelolaan SIM untuk memberikan data kepada sekolah setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
B. Memahami Manfaat Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS)
Sistem informasi manajemen memiliki banyak manfaat baik bagi pihak manajemen maupun untuk organisasi sekolah secara keseluruhan. Adapun manfaat Sistem Informasi Manajemen Sekolah adalah:
1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime.
2. Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis.
4. Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam organisasi
C. Memahami Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS)
1. Sistem informasi profil sekolah (Portal Sekolah)
Sistem informasi ini merupakan basis data induk sekolah yang berisikan data sekolah yang fungsinya untuk menyediakan informasi-informasi sekolah yang dapat dimanfaatkan oleh Dinas Pendidikan untuk mengambil kebijakan-kebijakan strategis mengenai perkembangan pendidikan di sekolah.
2. Sistem informasi personalia (SDM)
Selain terintegrasi dengan pengelolaan data guru/tenaga kependidikan dalam Dapodik, cakupan cakupan sistem informasi personalia (SDM) meliputi menangani perekrutan pegawai honorer, penerimaan guru bantu/guru tetap, mutasi pegawai, tunjangan, profil (kepangkatan, riwayat hidup, riwayat pekerjaan, angka kredit, dan penilaian kinerja, dan evaluasi kompetensi guru.
Baca juga: 58 Dokumen Akreditasi Sekolah Yang Harus Diupload ke Sispena
3. Sistem informasi siswa
Sistem informasi siswa merupakan pusat pengelolaan informasi yang berhubungan dengan
manajemen siswa dengan data induk kesiswaan berisi data PPDB, biodata siswa, pengelolaan kenaikan kelas siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa.
4. Sistem informasi sarana dan prasarana sekolah
Sistem ini dirancang untuk memudahkan pihak manajemen sekolah, khususnya bagian Sarana & Prasarana sekolah dalam menginventarisasi sarana-prasarana sekolah, kartu stok, dan laporan maintenance peralatan & perlengkapan sekolah.
Dengan fasilitas pencatatan transaksi pembelanjaan sarana-prasarana juga memungkinkan pihak manajemen sekolah dengan mudah melaporkan secara periodik mengenai besaran biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan pengadaan maupun perawatan semua inventaris sekolah untuk menganalisa kebutuhan operasional sekolah terkait dengan sarana-sarana dan maintenance prasarana sekolah yang dihabiskan selama satu tahun pelajaran.
Sistem informasi sarpras ini dapat berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset
5. Sistem informasi akademik
Sistem ini merupakan basis utama dalam keseluruhan proses manajemen pendidikan di sekolah. Terdapat beberapa perspektif yang ada dalam ruang lingkup akademik ini, yaitu: kurikulum, guru, layanan bimbingan konseling, dan siswa.
Sistem ini dapat berisi tentang pengelolaan kurikulum, penjadwalan satuan pengajaran, pengelolaan nilai akademik Siswa dan laporan hasil studi siswa, dan presensi siswa dalam kegiatan pembelajaran.
6. Sistem informasi keuangan
Sistem ini memfokuskan pada pengelolaan keuangan sekolah yang mencakup perencanaan RKAS, pencatatan transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran sekolah, serta sistem pembukuan (akuntansi) terpadu untuk mempermudah pelaporan pertanggungjawaban keuangan sekolah.
System ini dapat berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti sumbangan komite, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran, Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran, Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
8. Sistem Informasi Perpustakaan Digital
Sistem ini dapat berisi Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dan Manajemen Arsip Digital
10. Sistem e-Learning
Sistem ini dapat berisi layanan proses pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas dapat menggunakan rumah belajar, moodle, google classroom, Edmodo, dan lain-lain.
D. Memahami Tahapan Penggunaan SIM yang Efektif di Sekolah
Sistem informasi manajemen juga memiliki tahapan-tahapan tertentu, adapun tahapan tahapan tersebut diantaranya:
1. Bagian pengumpulan data
Bagian pengumpulan data bertugas mengumpulkan data, baik bersifat bersifat internal maupun eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam organisasi sedangkan data eksternal adalah data yang berasal dari luar organisasi namun masih terdapat hubungan diantara keduanya.
2. Bagian proses data
Bagian proses data bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian langkah atau pola tertentu sehingga data dapat diubah kedalam bentuk suatu informasi yang lebih berguna pada pemrosesan data bisa dilakukan dengan cara manual maupun dengan cara bantuan mesin sebagai alat pembantu penyelesaian pekerjaan.
Bagian pemrosesan data ditangani oleh tenaga manusia yang memiliki ahli dan bertugas membentuk data sehingga menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.
Karena kebutuhan setiap manajer dalam hal ini kepala sekolah atau wakil kepala sekolah berbeda, maka kebutuhan data pada tiaptiap manajer akan berbeda pula. Untuk itu tenaga manusia dituntut mampu bekerja dengan baik.
3. Bagian pemrograman data
Bagian pemograman bertugas menyusun program untuk perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri sehingga tugas programmer adalah membahasakan data-data yang telah dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.
4. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpan data bertugas menyimpan data. Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah demi keamanan data. Apabila level-level manajemen pendidikan membutuhkan data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah, maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan manajer.
E. Membentuk Pengelola SIMS
Agar tahapan tahapan di atas dapat terlaksana dengan baik maka kepala sekolah perlu membentuk tim pengelola SIMS dengan mengeluarkan surat keputusan lengkap dengan rincian/pembagian tugas dengan mempersiapkan sarana dan prasarana yang perlukan,
F. Melakukan Pengawasan Terhadap Kegiatan Pengelolaan SIMS
Kepala sekolah harus secara periodik melakukan pengawasan terhadap pengelolaan yang berkaitan dengan data, informasi penggunaan saranadan prasarana SIMS dan kinerja pengelola SIMS.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan SIMS yang efektif adalah pemahaman tentang konsep, manfaat, tahapan, membentuk tim dan melakukan pengawasan terhadap pengelolaan SIMS. Karena apabila kepala sekolah mampu menguasai tahapan-tahapan tersebut maka akan semakin mudah memperoleh informasi atau data sehingga akan melancarkan pengambilan keputusan.
0 komentar:
Post a Comment