Home » » Mengelola Administrasi Persuratan Di Sekolah

Mengelola Administrasi Persuratan Di Sekolah

A. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lainnya. Pihak yang dimaksud boleh bersifat perorangan, kelompok, organisasi atau lembaga/instansi.

Surat sebagai alat komunikasi tertulis menjadi dokumen penting sehingga perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan surat tersebut  menjadi bagian dari tugas tenaga administrasi dimana penanggungjawabnya adalah kepala sekolah.

B. Jenis Surat di Sekolah

Banyak jenis surat yang masuk maupun keluar di sekolah dan sebagai kepala sekolah dan tenaga administrasi perlu memahami betul jenis adan isi surat tersebut sehingga tidak salah sasaran maupun pengadministrasiannya. Berikut ini beberapa jenis surat yang ada di sekolah:

1. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.

2. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.

3. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.

4. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

5. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.

6. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

7. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.

8. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.

9. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.

10. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.

11. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum.

12. Surat pernyataan adalah surat  yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.

13. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

14. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.

C. Pengelolaan Persuratan 

Untuk mengelola surat di sekolah  kepala sekolah mendegelasikan kepada   kepala tenaga  administrasi sekolah  yang memiliki kemampuan mengolah seluruh dokumen persuratan secara tepat dan akurat agar bisa ditindak lanjuti dalam waktu yang cepat.

1. Pengelola surat 

Pengeloaan persuratan melibatkan beberapa unsur diantaranya:
a.Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
b.Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
c.Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/menyelesaikan isi surat.
d.Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

Baca juga : Memahami Surat Dinas dan Bagian-Bagiannya

2. Kegiatan administrasi persuratan

Kegiatan administrasi persuratan   di sekolah meliputi: menerima, mengumpulkan, mengelola/membuat, menyimpan/mengarsipkan , dan  menyalurkan surat. 

Agar dapat mengelola surat dengan baik maka pengelola persuratan atau tenaga administrasi sekolah perlu memahami beberapa dari surat seperti:
a. pengertian surat,
b.  fungsi surat,
c. bahasa surat,
d. persyaratan surat yang baik,
e. langkah-langkah menyusun surat,
f. bagian-bagian surat dinas,
g. bentuk surat dinas,
h. wujud surat,
i. jenis surat, 
j. sampul surat dinas, serta
k. cara melipat surat dinas.

Apabila sekolah yang membuat surat maka orang yang ditugaskan untuk membuat surat tersebut harus memahami dan memperhatikan pemilihan kata yang digunakan seperti:
 a.menggunakan bahasa baku dan efektif,
b.menggunakan kata-kata yang jelas,
c.kata dan kalimat yang digunakan harus sederhana dan umum.

3. Pengarsipan Surat 

Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Oleh karena itu, arsip sekolah dikelola dengan baik dengan cara:

Sistem penataan/penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a.sistem masalah,
b.sistem abjad,
c.sistem tanggal, dan
d.sistem wilayah.

Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan).

Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan  penyusustan/pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 tentang penyusustan arsip.

Prinsip-prinsip administrasi kearsipan yang perlu diingat adalah: a) legalitas, b) efisiensi, c) pembakuan, d) pertanggungjawaban, e) keterkaitan, f) ketepatan, g) keamanan, h) ketelitian,   h) kejelasan, dan g) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).

Mengarsipkan surat –surat di sekolah dapat dilakukan secara manual  dan elektronik. Hal dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat.

0 komentar:

Post a Comment