Mengelola Administrasi Persuratan Di Sekolah

A. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lainnya. Pihak yang dimaksud boleh bersifat perorangan, kelompok, organisasi atau lembaga/instansi.

Surat sebagai alat komunikasi tertulis menjadi dokumen penting sehingga perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan surat tersebut  menjadi bagian dari tugas tenaga administrasi dimana penanggungjawabnya adalah kepala sekolah.

B. Jenis Surat di Sekolah

Banyak jenis surat yang masuk maupun keluar di sekolah dan sebagai kepala sekolah dan tenaga administrasi perlu memahami betul jenis adan isi surat tersebut sehingga tidak salah sasaran maupun pengadministrasiannya. Berikut ini beberapa jenis surat yang ada di sekolah:

Baca juga: Program Kerja Tata Usaha 

1. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.

2. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.

3. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.

4. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

5. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.

6. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

7. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.

8. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.

9. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.

10. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.

11. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum.

12. Surat pernyataan adalah surat  yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.

13. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

14. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.

C. Pengelolaan Persuratan 

Untuk mengelola surat di sekolah  kepala sekolah mendegelasikan kepada   kepala tenaga  administrasi sekolah  yang memiliki kemampuan mengolah seluruh dokumen persuratan secara tepat dan akurat agar bisa ditindak lanjuti dalam waktu yang cepat.

1. Pengelola surat 

Pengeloaan persuratan melibatkan beberapa unsur diantaranya:
a.Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
b.Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
c.Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/menyelesaikan isi surat.
d.Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

Baca juga : Memahami Surat Dinas dan Bagian-Bagiannya

2. Kegiatan administrasi persuratan

Kegiatan administrasi persuratan   di sekolah meliputi: menerima, mengumpulkan, mengelola/membuat, menyimpan/mengarsipkan , dan  menyalurkan surat. 

Agar dapat mengelola surat dengan baik maka pengelola persuratan atau tenaga administrasi sekolah perlu memahami beberapa dari surat seperti:
a. pengertian surat,
b.  fungsi surat,
c. bahasa surat,
d. persyaratan surat yang baik,
e. langkah-langkah menyusun surat,
f. bagian-bagian surat dinas,
g. bentuk surat dinas,
h. wujud surat,
i. jenis surat, 
j. sampul surat dinas, serta
k. cara melipat surat dinas.

Apabila sekolah yang membuat surat maka orang yang ditugaskan untuk membuat surat tersebut harus memahami dan memperhatikan pemilihan kata yang digunakan seperti:
 a.menggunakan bahasa baku dan efektif,
b.menggunakan kata-kata yang jelas,
c.kata dan kalimat yang digunakan harus sederhana dan umum.

3. Pengarsipan Surat 

Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Oleh karena itu, arsip sekolah dikelola dengan baik dengan cara:

Sistem penataan/penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a.sistem masalah,
b.sistem abjad,
c.sistem tanggal, dan
d.sistem wilayah.

Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan).

Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan  penyusustan/pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 tentang penyusustan arsip.

Baca juga:  Jenis Administrasi Sekolah 

Prinsip-prinsip administrasi kearsipan yang perlu diingat adalah: a) legalitas, b) efisiensi, c) pembakuan, d) pertanggungjawaban, e) keterkaitan, f) ketepatan, g) keamanan, h) ketelitian,   h) kejelasan, dan g) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).

Mengarsipkan surat –surat di sekolah dapat dilakukan secara manual  dan elektronik. Hal dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat.

Memahami Surat Dinas dan Bagian-bagiannya

A. Pengertian Surat Dinas 

Menurut Sabaruddin Ahmad 91980:23) bahwa surat dinas adalah surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah; surat perniagaan, yakni surat yang diterbitkan badan-badan perniagaan /perindustrian.

Baca juga: Mengelola Persuratan Di Sekolah 

Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan isinya, tetapi juga bentuk surat dengan segala formalitasnya, misalnya kop surat, bagian surat, nomor surat, bahasa surat, dan cap dinas turut mendukung kedinasan sebuah surat.

B. Macam-macam Surat Dinas 
  1. Surat undangan
  2. Surat pengantar
  3. Surat pemberitahuan
  4. Surat permohonan bantuan
  5. Surat keterangan
  6. Surat tugas
  7. Surat edaran
  8. Surat pernyataan
  9. Surat pengumuman
  10. Surat peringatan
  11. Surat ucapan terimakasih
  12. Surat permohonan izin
  13. Surat pemberian izin
  14. Surat perintah kerja
  15. Surat perjanjian kerja
  16. Surat keputusan
  17. Surat pengusulan
  18. Surat susulan
  19.  Surat kuasa
  20. Surat panggilan
  21. Surat berita acara
  22. Surat laporan
  23. Surat rekomendasi
  24. Surat penunjukan
  25. Surat pemberian bantuan
C. Bagian-bagian Surat Dinas 
  1. Kepala surat
  2. Tanggal surat
  3. Nomor surat
  4. Lampiran
  5. Hal atau perihal
  6. Alamat tujuan
  7. Salam pembuka
  8. Isi
  9. Salam penutup
  10. Pengirim surat
  11. Tembusan
  12. Inisial
D. Penjelasan bagian-bagian surat 

1. Kepala surat 

Kepala surat atau kop surat.  Berisi lambang atau logo departemen , universitas,perguruan tinggi akademi, sekolah, dan instansi); nama unit organisasi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksmile.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat:
  • Kepala surat disusun secara lengkap lambang departemen , nama  instansi alamat, nomor telepon jika ada) nomor kotak pos (jika ada), nomor faksmile (jika ada).
  • Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
  • Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat, faksmile, dan telepon ditulis dengan huruf capital kecuali kata hubung misalnya dan , dalam 
  • Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat tapi ditulis lengkap misalnya jalan jangan Jln atau Jl.
  • Hindari menuliskan p.o. box atau pos office untuk menuliskan kotak pos
  • Kata telepon dan kotak pos diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:)
Contoh penulisan yang kurang benar.

1) Jalan Cendana 9 Telepon: 2515 Yokyakarta 55166
2) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Telepon 562070, Yokyakarta 55224
3) Jalan Wardani No. 2 Telp. 5359 Yokyakarta 55224

Contoh yang benar.

1) Jalan Cendana 9, Yokyakarta 55166, Telepon 2515
2) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yokyakarta 55224, Telepon 562070
3) Jalan Wardani  2,  Yokyakarta 55224, Telepon 5359

2. Penulisan tanggal surat 

 Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1) kata tanggal tidak perlu ditulis
2) Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat
3) angka tahun ditulis lengkap
4) Nama bulan ditulis dengan huruf
5) Penulisan nama bulan jangan disingkat
6) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
7) Spasi tidak dijarang-jarangkan.
8) Tidak perlu dibubuhkan garis bawah
9) Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital

Contoh yang benar
18 Maret 2015
10 Juli 2008
22 November 1997

Contoh yang salah
Tanggal 18 Maret 2013
10 Juli ‘16
18 A  g  u  s  t  u  s 2010

3. Nomor  surat 

Bagian nomor surat berisi nomor urat surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Hal lain yang perlu diperhatikan :
1) Penulisan nomor ditulis nomor bukan untuk nomer
2) Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital
3) Singkatan kata nomor adalah np.(dalam penggunaannya No.)
4) Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.
5) Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi
6) Penulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
7) Nomor surat sebaiknya di buat pertahun
8) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
9) Bari itu tidak perlu digarisbawahi
10) Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan

Contoh :
Nomor: 158/F9/2013 
 2013 angka tahun
 F9 kode surat
 158 Nomor urut
 Nomor dengan titik dua tidak disela spasi

No.: 15/1.13.SMA.4/Um./2013
Perhatikan kata Nomor disingkat No. (pakai titik) dilanjutkan titi dua (:) tanpa spasi

Penulisan yang salah
1) Nomor : 1.15.1/SMA.03/’88
2) Nomer : 786/B1/2013
3) No : 511.12/105
4) Nom. : 173/1.13.1./SMA.17/C/’18

Baca juga: Tata Cara Pengusulan Karpeg/Karsu/Karis

4. Lampiran surat

Kata lampiran bermakna tambahan. Tambahan yang dimaksud dapat berupa, surat, fotokopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran

1) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital
2) Singkatannya adalah Lamp.
3) Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf
4) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
5) Spasinya tidak dijarang-jarangkan
6) penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
7) Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.

Contoh benar

Lampiran: Lima helai
Lampiran: Empat bendel

Contoh yang salah

Lampiran: 3(tiga) helai
Lampiran: 4 bendel

Tupoksi Kepala Laboratorium di Sekolah

Salah satu tugas tambahan yang mengurangi jam mengajar di sekolah adalah menjadi kepala laboratorium sekolah. Jika seorang guru diangkat menjadi kepala laboratorium di sekolah maka tugas tambahan yang diemban setara dengan 12 jam mengajar.

Artinya jika jumlah beban mengajar (tatap muka) guru minimal 24 jam maka seorang guru yang ditugaskan kepala sekolah sebagai kepala laboratorium cukup mengajar 12 jam tatap muka.

Beban mengajar sebagai kepala laoratorium tentu sangat menarik, apa lagi di sekolah tersebut guru masih ada yang kekurangan jam mengajar.

Namun demikian tidak semua guru dapat diangkat menjadi kepala laboratorium, karena menjadi kepala laboratorium harus memenuhi syarat kualifikasi dan standar kompetensi yang telah ditentukan pemerintah.

Baca juga: Mengelola Administrasi Sekolah 

Agar dapat diangkat menjadi kepala laboratorium di sekolah harus memenuhi syarat berikut:

1. Jika diangkat dari jalur guru
  • Pendidikan minimal sarjana (S1);
  •  Berpengalaman minimal 3 tahun sebagai pengelola praktikum;
  •  Memiliki sertifikat kepala laboratorium sekolah/madrasah dari perguruan tinggi atau lembaga lain yang ditetapkan oleh pemerintah
2.Jika diangkat dari  jalur laboran/teknisi
  • Pendidikan minimal diploma tiga (D3);
  • Berpengalaman minimal 5 tahun sebagai laboran atau teknisi;
  • Memiliki sertifikat kepala laboratorium sekolah/madrasah dari perguruan tinggi atau lembaga lain yang ditetapkan oleh pemerintah.
Selain syarat di atas, sebagai kepala laboratorium harus memenuhi 4 kompetensi yaitu kompetensi kepribadian, kompetensi manajerial, kompetensi professional, dan kompetensi sosial. (Baca Permendiknas no. 26 tahun 2008) .

Dari kompetensi tersebut maka dapat dijabarkan tugas pokok kepala laboratorium sekolah (tupoksi) dalam mengelola laboratorium sekolah.

Baca juga: Program Kerja Tata Usaha Di Sekolah 

Mengelola laboratorium sekolah adalah serangkaian kegiatan mulai dari perencanaan kegiatan laboratorium, pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan , pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan, pengevaluasian sistem kerja laboratorium , dan pengembangan kegiatan laboratorium baik untuk pendidikan , penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sehingga dapat menambah/ menerapkan pengetahuan dan keterampilan  peserta didik sesuai dengan tuntutan kompetensi yang ditetapkan dalam kurikulum.

Adapun tupoksi kepala laboratorium dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Menyusun rencana pengembangan laboratorium
  • Merencanakan pengelolaan laboratorium
  • Mengembangkan sistem administrasi laboratorium
  • Merencanakan kegiatan dan pengembangan laboratorium sekolah/madrasah
  • Menyusun prosedur operasi standar (POS) kerja laboratorium
2. Mengelola kegiatan laboratorium sekolah/madrasah
  • Mengkoordinasikan kegiatan praktikum dengan guru
  •  Menyusun jadwal kegiatan laboratorium
  •  Memantau pelaksanaan kegiatan laboratorium
  •  Mengevaluasi kegiatan laboratorium
  •   Menyusun laporan kegiatan laboratorium
3. Membagi tugas teknisi dan laboran laboratorium sekolah/ madrasah
  • Merumuskan rincian tugas teknisi dan laboran
  • Menentukan jadwal kerja teknisi dan laboran
  • Mensupervisi teknisi danlaboran
  • Membuat laporan secara periodik
4. Memantau sarana dan prasarana laboratorium sekolah/madrasah
  •  Memantau kondisi dan keamanan bahan serta alat laboratorium
  •  Memantau kondisi dan keamanan bangunan laboratorium
  •  Membuat laporan bulanan dan tahunan tentang kondisi dan pemanfaatan  laboratorium
5. Mengevaluasi kinerja teknisi dan laboran serta kegiatan laboratorium sekolah/madrasah
  • Menilai kinerja teknisi dan laboran laboratorium
  • Menilai hasil kerja teknisi dan laboran
  • Menilai kegiatan laboratorium
  • Mengevaluasi program laboratorium untuk perbaikan selanjutnya
6. Menerapkan gagasan, teori, dan prinsip kegiatan laboratorium sekolah/madrasah
  • Mengikuti perkembangan pemikiran tentang pemanfaatan kegiatan laboratorium sebagai wahana pendidikan
  •  Menerapkan hasil inovasi atau kajian laboratorium
  •  Mengikuti perkembangan pemikiran tentang pemanfaatan kegiatan laboratorium sebagai wahana pendidikan
  •  Menerapkan gagasan, teori, dan prinsip kegiatan laboratorium sekolah/madrasah
  •  Menerapkan hasil inovasi atau kajian laboratorium
7. Memanfaatkan laboratorium untuk kepentingan pendidikan dan penelitian di sekolah /madrasah
  • Menyusun panduan/penuntun(manual) praktikum
  • Merancang kegiatan laboratorium untuk pendidikan dan penelitian
  • Melaksanakan kegiatan laboratorium untuk kepentingan pendidikan dan penelitian
  •  Mempublikasikan karya tulis ilmiah hasil kajian/inovasi
8.  Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja di laboratorium sekolah/madrasah
  • Menetapkan ketentuan mengenai kesehatan dan keselamatan kerja
  • Menerapkan ketentuan mengenai kesehatan dan keselamatan kerja
  • Menerapkan prosedur penanganan bahan berbahaya dan beracun
  •  Memantau bahan berbahaya dan beracun, serta peralatan keselamatan kerja
Agar tupoksi tersebut dapat dilaksanakan dengan baik maka kepala laboraorium menyusun program  tahunan kepala laboratorium.  Adapun struktur program minimal dapat disusun sebagai berikut:

HALAMAN PEMBUKA

 Halaman Judul
 Lembaran Pengesahan
 Kata Pengantar
 Daftar Isi
 Daftar Tabel /Gambar/Grafik

I. PENDAHULUAN
 A. Latar Belakang/Rasional
 B. Dasar Hukum
 C. Tujuan
 D. Manfaat

II. PROGRAM DAN RUANG LINGKUP
 A. Struktur Organisasi Laboratorium
 B. Rincian Tugas Pengelola Laboratorium
 C. Program Jangka Pendek
 D. Program Jangka menengah
 E. Program Jangka Panjang

III. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
 A. Tata Tertib Penggunaan Laboratorium
 B. Prosedur Operasional Standar (POS)
 C. Monitoring dan Evaluasi

IV. PENUTUP
 A. Kesimpulan
 B. Saran/Rekomendasi

Yang paling penting adalah program yang disusun harus konsisten dilaksanakan, percuma sekali jika progrogaram disusun namun tidak dipedomani.

Semoga guru yang diangkat menjadi kepala laboratorium dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Tata Cara Pengusulan KARPEG/KARIS/KARSU dan SK Pensiun


Guru sebagai PNS/ASN harus memiliki dokumen-dokumen penting atau administrasi kepegawaian. Karena hal tersebut sangat penting selama aktif sebagai PNS sampai pensiun. Apabila belum memiliki atau hilang dokumen tersebut harus segera dimiliki sehingga tidak menyulitkan yang bersangkutan terutama saat PNS yang bersangkutan mau pension.

Berikut ini beberapa jenis  dokumen dan tatacara pengusulan untuk memilikinya.  

 A. Persyaratan Pembuatan KARPEG
  1.  Surat usulan permintaan penerbitan karpeg dari OPD
  2. Fotokopy SK CPNS yang dilegalisir 2 rangkap
  3. Fotocopy SK PNS yang dilegalisir 2 rangkap
  4. Fotocopy STTPL Diklat Pra Jabatan yang dilegalisir 2 rangkap
  5. Pasphoto ukuran 3 x4 sebanyak 3 lembar
  6. Surat (asli) hilang dari kepolisian apabila yang bersangkutan mengganti yang hilang
Semua berkas diatas dibundel dalam satu map dan diusulkan melalui kantor unit masing-masing.   

B. Persyaratan Pembuatan KARIS/KARSU
  1. Laporan Perkawinan
  2. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) yang dilegalisir
  3. Fotocopy surat nikah yang dilegalisasi
  4. Fotocopy surat cerai/surat kematian istri/suami yang dilegalisir (bagi pernikahan duda/janda)
  5. Fotocopy SK CPNS yang dilegalisir
  6. Fotocopiy SK PNS yang dilegalisir
  7. Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir yang dilegalisir
  8. Pas Photo Istri/Suami ukuran 3 x 4 sebanyak  3 lembar 
  9. Semua berkas diatas dibundel dalam satu map dan diusulkan melalui kantor unit masing-masing
C. Persyaratan Penggantian KARIS/KARSU
  1. Laporan Perkawinan
  2. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) yang dilegalisir
  3. Fotocopy surat nikah yang dilegalisasi
  4. Fotocopy surat cerai/surat kematian istri/suami yang dilegalisir (bagi pernikahan duda/janda)
  5. Pas Photo Istri/Suami ukuran 3 x 4 sebanyak  3 lembar 
  6. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian
  7. Laporan kehilangan
D. Persyaratan Pengajuan Pensiun 

Untuk pengajuan pensiun dapat digolongkan kepada beberapa golongan pertama, golongan IV/b kebawah (I/a. Sampai golongan IV/b), SK pensiunnya diurus sampai BKN wilayah yang diusulkan dari unit masing-masing ke BKD provinsi/Kabupaten /kota dilanjutkan BKN wilayah.

Baca juga : Program Kerja Tata Usaha Sekolah 

Golongan IV/C ke atas pengurusannya sampai ke BKN Pusat dengan alur dari Unit kerja ke BKD Provinsi/Kabupaten/Kota (sesuai dengan kedudukan PNS tersebut) dilanjutkan ke BKN Pusat.  Pensiun duda/janda  dan pensiun atas permintaan sendiri  sama dengan di atas menurut golongannya  namun ada persyaratan tambahan yang harus dilengkapi. 
 Berikut ini persyaratan/berkas yang harus dilengkapi PNS bersangkutan. 

1. Persyaratan PNS Mengajukan Pensiun Gol. IV/b ke bawah
  • Data perorangan calon penerima pension (DPCP)
  • Fotocopy kartu keluarga
  • Foto copy SK PNS
  • Fotocopy surat keputusan naik pangkat terakhir
  • Fotocopy SK Penyesuaian Masa Kerja (PMK) kalau ada
  • Fotocopy kartu pegawai
  • Fotocopy kartu istri/suami
  • Fotocopy SK Gaji Berkala terakhir
  • Fotocopy surat nikah dengan istri / suami pertama dan kalau cerai lampirkan akta cerai dan jika meninggal lampirkan akta meninggal
  • Fotocopy surat nikah isteri/suami kedua kalau ada;
  • Fotocopy akte kelahiran anak (yang menjadi tanggungan)
  • Daftar sasaran kerja pegawai  (SKP) dan  Penilaian Prestasi Kerja (PPK) dua tahun terakhir 
  • Surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat atau tingkat sedang dalam satu tahun terakhir yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Surat pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau pernah dipidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 7 lembar 
Seluruh bahan rangkap 2 (dua)

2. Persyaratan PNS Mengajukan Pensiun Gol. IV/c ke atas BUP 58 tahun dan 60 tahun  diusulkan ke BKN Pusat:
  • Data perorangan calon penerima pension (DPCP)
  • Fotocopy kartu keluarga
  • Foto copy SK PNS
  • Fotocopy surat keputusan naik pangkat terakhir
  • Fotocopy SK Penyesuaian Masa Kerja (PMK) kalau ada
  • Fotocopy kartu pegawai
  • Fotocopy kartu istri/suami
  • Fotocopy SK Gaji Berkala terakhir
  • Fotocopy surat nikah dengan istri / suami pertama dan kalau cerai lampirkan akta cerai dan jika meninggal lampirkan akta meninggal
  • Fotocopy surat nikah isteri/suami kedua kalau ada;
  • Fotocopy akte kelahiran anak (yang menjadi tanggungan)
  • Daftar sasaran kerja pegawai  (SKP) dan  Penilaian Prestasi Kerja (PPK) dua tahun terakhir 
  • Surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat atau tingkat sedang dalam satu tahun terakhir yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Surat pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau pernah dipidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 7 lembar 
Seluruh bahan rangkap 2 (dua)

3. Persyaratan  Pensiun Janda /Duda  
  • Data perorangan calon penerima pensiun (DPCP)
  • Surat keterangan kematian dari lurah setempat
  • Fotocopy kartu keluarga (KK)
  • Foto copy SK  pengankatan pertama sebagai PNS
  • Fotocopy surat keputusan naik pangkat terakhir
  • Fotocopy SK Penyesuaian Masa Kerja (PMK) kalau ada
  • Fotocopy kartu pegawai
  • Fotocopy kartu istri/suami
  • Fotocopy SK Gaji Berkala terakhir
  • Fotocopy surat nikah dengan istri / suami pertama dan kalau cerai lampirkan akta cerai dan jika meninggal lampirkan akta meninggal
  • Fotocopy surat nikah isteri/suami kedua kalau ada;
  • Fotocopy akte kelahiran anak (yang menjadi tanggungan)
  • Daftar sasaran kerja pegawai  (SKP) dan  Penilaian Prestasi Kerja (PPK) dua tahun terakhir 
  • Surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat atau tingkat sedang dalam satu tahun terakhir yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Surat pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau pernah dipidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 7 lembar 
        Catatan : Seluruh bahan rangkap 2 (dua)

Baca juga : Mengelola Persuratan Di Sekolah 

4. Persyaratan  Pensiun  Atas Permintaan Sendiri PNS

Pensiun atas permintaan sendiri PNS harus memenuhi syarat umur 50 tahun ke atas dan masa kerja minimal 20 tahun keatas.  
  • Permohonan yang bersangkutan di atas materi RP. 6.000;
  • Data perorangan calon penerima pension (DPCP)
  • Surat keterangan kematian dari lurah setempat
  • Fotocopy kartu keluarga (KK)
  • Foto copy SK  pengankatan pertama sebagai PNS
  • Fotocopy surat keputusan naik pangkat terakhir
  • Fotocopy SK Penyesuaian Masa Kerja (PMK) kalau ada
  • Fotocopy kartu pegawai
  • Fotocopy kartu istri/suami
  • Fotocopy SK Gaji Berkala terakhir
  • Fotocopy surat nikah dengan istri / suami pertama dan kalau cerai lampirkan akta cerai dan jika meninggal lampirkan akta meninggal
  • Fotocopy surat nikah isteri/suami kedua kalau ada;
  • Fotocopy akte kelahiran anak (yang menjadi tanggungan)
  • Daftar sasaran kerja pegawai  (SKP) dan  Penilaian Prestasi Kerja (PPK) dua tahun terakhir 
  • Surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat atau tingkat sedang dalam satu tahun terakhir yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Surat pernyataan tidak sedang menjalani proses pidana atau pernah dipidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap yang ditandatangani oleh kepala UPT masing-masing
  • Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 7 lembar 
Seluruh bahan rangkap 2 (dua)

Syarat-syarat di atas dapat saja bertambah atau berkurang sesuai dengan ketentuan BKD/BKN di wilayah masing-masing. Semoga Bermanfaat. 


MANAJEMEN TENAGA ADMINISTRASI DI SEKOLAH

Mengelola atau me-manage sekolah adalah mengatur agar seluruh potensi sekolah berfungsi secara optimal dalam mendukung tercapainya tujuan sekolah. Secara sederhana pengelolaan sekolah mencakup 4 tahap yaitu perencanaan (planning), mengorganisasikan (organizing), pengerahan (actuating), dan pengawasan ( controlling) yang biasa disingkat POAC.

Dalam setiap kegiatan sekolah harus jelas tentang apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan apa target yang harus dicapai. Untuk mencapai hal tersebut kepala sekolah harus menyusun rencana dengan matang dalam bentuk program kemudian diorganisasikan.

Salah satu komponen penting disekolah adalah tenaga administrasi yang merupakan sumber daya manusia yang harus dikelola dengan baik. Tenaga administrasi tersebut terdiri dari : kepala administrasi sekolah, pelaksana urusan kepegawaian, pelaksana urusan sarana dan prasarana, pelaksana urusan keuangan, pelaksana urusan hubungan masyarakat, pelaksana urusan kurikulum, pelaksana urusan kesiswaan, operator  dan tenaga pelayanan khusus yang terdiri dari penjaga sekolah, petugas kebersihan, pesuruh, satpan, dan pengemudi.

Agar dapat bekerja secara optimal dan dapat dilakukan pengawasan maka kepala sekolah harus membuat program dengan rincian tugas masing-masing secara proporsional dalam bentuk program harian, mingguan, bulanan dan tahunan. 

Baca juga : Program Kerja Tata Usaha Di Sekolah

Apabila personil di sekolah kurang maka satu orang tenaga administrasi dapat merangkap satu atau lebih tugas tersebut. Berikut ini diberikan rincian tugas masing-masing(minimal)  dan disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik sekolah

A. Kepala TAS  atau  Kepala Tata Usah

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat Surat Instruksi Kepala Sekolah.
c. Membuat surat kuasa.
d. Mengoordinasi pengadministrasian kepegawaian.
e. Mengoordinasi persuratan dan pengarsipan.
f. Mengoordinasi tugas caraka (7K).
g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat / instsansi lain.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
Membuat Surat Keputusan Kepala Sekolah.

3. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Mengoordinasi pengadministrasian Keuangan Sekolah.
b. Mengoordinasi pengadministrasian Kehumasan.
c. Mengoordinasi pengadministrasian Kesiswaan.
d. Mengoordinasi pengadministrasian Kurikulum.
e. Mengoordinasi pengadministrasian Dapodik.
f. Mengoordinasi pengadministrasian Perpustakaan.
g. Mengoordinasi pengadministrasian Laboratorium IPA, IPS dan Bahasa.
h. Mengoordinasi pengadministrasian BK.

4. Program /Pelayanan Tri Wulan 
Mengoordinasi pengadministrasian sarana prasarana.

5. Program /Pelayanan Semesteran 
a. Mengoordinasi pelaksanaan kegiatan sekolah (MOPDB, US, UN, UTS, UAS, TO, RAKER).
b. Melaksanakan pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai.
c. Membina dan mengembangkan karier pegawai
d. Melaksanakan penilaian Dunia Usaha dan Dunia Industri (DUDI).

6. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat Program Kerja.
b. Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) bersama tim.
c. Menyusun pembagian tugas pelaksana urusan.
d. Peraturan Sekolah.
e. Mengoordinasi kegiatan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB).
f. Melakukan penilaian kinerja pegawai.
g. Membuat laporan


B. Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian 

1. Program Pelayanan Harian 
      a. Mengisi buku kegiatan harian.
      b. Membuat surat keterangan.
2. Program /Pelayanan Bulanan 
      a. Membuat daftar hadir guru dan karyawan.
      b. Membuat lapor bulan.

3. Program Semesteran
Membuat laporan keadaan guru, jabatan di sekolah, pengawas dan tenaga kependidikan

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kenaikan pangkat.
c. Membuat analisis kebutuhan guru dan pegawai.
d. Mengusulkan pensiun guru.
e. Mengusulkan pensiun pegawai.
f. Mengusulkan pembuatan Karpeg, Karir, Karsu, dan Taspen.
g. Mengusulkan asuransi pegawai (BPJS).
h. Membuat penilaian Kinerja Pegawai.
i. Membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
j. Membuat laporan.

C. Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan 

1. Program Pelayanan Harian. 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengelola keuangan barang dan jasa.
c. Mengelola Keuangan BOS dan BOP serta "Pungutan".
d. Membuat rincian SPPD.

2. Program /Pelayanan Bulanan. 
a. Membuat Buku Kas Umum.
b. Membuat Buku Bantu Kas.
c. Membuat Buku Bantu Bank.
d. Membuat Buku Bantu Pajak.
e. Membuat usulan gaji pegawai
f. Membuat usulan kenaikan gaji berkala.

3. Program /Pelayanan Tri Wulan. 
Membuat laporan penggunaan dana BOS dan BOP.

4. Program/Pelayanan Tahunan. 
a. Membuat Program kerja pengadministrasian keuangan.
b. Menyusun RKAS bersama tim.
c. Membuat laporan pajak tahunan (OL lewat Effin).
d. Membuat laporan.

D. Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat buku pencatatan penerimaan dan pengeluaran Barang Inventaris dan Non inventaris.
c. Membuat buku peminjaman dan pengembalian barang inventaris.

2. Program/Pelayanan Mingguan.
Menandatangani semua faktur belanja barang yang diterima dari dana APBD/APBN.

3. Program /Pelayanan Bulanan.
a. Mengisi buku induk/buku golongan barang inventaris.
b. Membuat Kartu Inventaris Barang (KIB).
c. Membuat Kartu Inventaris Ruang (KIR).
d. Membuat buku pencatatan penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
e. Melaksanakan administrasi perawatan dan perbaikan barang inventaris.
f. Melaksanakan penomoran barang inventaris.
g. Membuat buku barang ATK yang harus ditambah/dibeli.

4. Program /Pelayanan Triwulan. 
a. Membuat Kartu Stok barang persediaan yang ada di gudang.
b. Melaksanakan stok opname barang ATK yang ada.
c. Membuat laporan triwulan dan tahunan barang inventaris dan noninventaris.
5. Program/Pelayanan Tahunan.
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kebutuhan barang untuk 1 tahun anggaran.
c. Mengusulkan penghapusan barang inventaris.
d. Membuat laporan.

E. Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat surat perjanjian kerja sama/MOU.
c. Melaksanakan MOU dengan masyarakat.

2. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Membuat Notula.
b. Membuat pengumuman.

3. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat Program Kerja Humas.
b. Membuat daftar hadir DUDI/Prakerin.
c. Membuat laporan.

F. Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan 

1.Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengagendakan surat masuk dan keluar.
c. Meneruskan desposisi surat masuk.
d. Membuat surat dinas.
f. Membuat surat undangan.
h. Membuat surat edaran.
i. Membuat surat tugas.
j. Membuat SPPD.
k. Membuat surat pengantar.
l. Membuat surat keterangan.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
a. Mengklasifikasi surat dan sifat surat.
b. Mengarsip surat di file surat sesuai kode.

Baca juga: Tupoksi Kepala Laboratorium 

3. Program/Pelayanan Bulanan 
a Membauat surat pernyataan.
b. Membuat berita acara.
4. Program/Pelayanan Tahunan
c. Membuat program kerja.
d. Membuat laporan

G. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mencatat nilai rapor dan nilai ujian ke buku induk siswa.
c. Melayani guru dan masyarakat tentang data siswa .
d. Membuat surat panggilan orangtua siswa.
e. Membuat surat penskorsan.

2. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Membuat serat keterangan siswa.
b. Mencatat mutasi siswa masuk dan keluar.
d. Membuat statistik siswa.

3. Program/Pelayanan Semesteran.
a. Mengumpulkan leger nilai.
b. Mengumpulkan buku raport.

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Mengumpulkan data siswa.
c. Membuat daftar nama siswa.
d. Membuat nomor induk siswa.
e. Membuat Buku Klaper.
f. Membuat pernyataan calon siswa.
g. Menyiapkan kegiatan PPDB. h. Membuat usulan BSM.
i. Mengumpulkan data siswa peserta ujian akhir.
i. Membuat usulan siswa masuk PTN melalaui jalur minat dan bakat bagi SMA/SMK.
j. Mencatat perkembangan belajar siswa dan lulusan yang diterima di PT atau bekerja (khusus PT untuk SMA/SMK).
k. Membuat laporan.

H. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Menyiapkan dan membuat membuat perangkat guru.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
a. Menyiapkan dan membuat agenda ekskul.
b. Menyiapkandan membuat agenda kerja MGMP.
c. Menyiapkan dan membuat formulir penilaian.

3. Program /Pelayanan Semesteran 
a. Membuat jadwal kegiatan.
b. Menyiapkan perlengkapan tes semesteran.

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Membuat buku jurnal pembelajaran.
c. Membuat buku agenda mengajar.
d. Membuat laporan

I. Operator Dapodik

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Melakukan entri data siswa.

b. Program/Pelayanan bulanan 
1) Melakukan pencermatan untuk input data yang berhubungan dengan tunjangan sertifikasi.
2) Melakukan cek data GTK verifikasi data di laman (website).

c. Program /Pelayanan Semesteran 
1) Melakukan entri data GTK.
2) Melakukan entri data yang bersumber dari F-SEK.F-PD dan F-GTK.
3) Melakukan imput data sesuai dengan formulir yang diisi.

d. Program/Pelayanan Tahunan 

1) Membuat program kerja.
2) Membuat formulir isian untuk siswa.

3) Membuat laporan

J. Pelaksana Urusan Administrasi Layanan Khusus 

1. Penjaga Sekolah 

 a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian .
 2) Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah.
3) Mengawasi keluar masuk siswa, guru, pegawai dan tamu sekolah.
4) Mencatat identitas tamu sekolah.
5) Mengatur parkir kendaraan.
6) Mengontrol keamanan ketertiban
7) Keliling sekolah secara rutin.
8) Mengantar tamu sekolah ke tujuan.
9) Mencatat kejadian gangguan keamanan di sekolah dan melaporkannya ke pihak keamanan setempat.
10) Membuat minuman guru dan karyawan.

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja
2) Membuat laporan

2. Tukang Kebun 

a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Merawat, memelihara dan menanam palawija di kebun.
3) Mempersiapkan peralatan dan bahan kebersihan.
4) Membersihkan halaman sekolahan, dan lingkungan luar sekolah.

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

3. Tenaga kebersihan 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membersihkan halaman lingkungan sekolah sesuai dengan pembagian tugas.
3) Membersihkan ruang kantor, kelas, laboratorium, dan WC, sesuai dengan tugasnya.
4) Melayani kebutuhan guru, pegawai, siswa, dan tamu sekolah.
5) Membersihkan halaman,taman, ruang rakil, ruang guru, dan taman air mancur.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan sarana sekolah

c. Program bulanan
    Mempersiapkan ruang rapat

d. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

4. Pesuruh 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membersihkan halaman lingkungan sekolah sesuai dengan pembagian tugas.
3) Membersihkan ruang kantor, kelas, laboratorium, WC, sesuai dengan tugasnya.
4) Melayani kebutuhan guru, pegawai, siswa, dan tamu sekolah.
5) Mengantar surat-surat dinas sekolah.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan sarana sekolah

c. Program /Pelayanan Bulanan 
    Mempersiapkan ruang rapat 


d. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja
2) Membuat laporan

5. Pengemudi 

    a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Mengantar/jemput siswa, guru dan pegawai.
3) Mengantar keperluan siswa, guru dan pegawai.
4) Mengisi buku kontrol kerja mengantar /jemput guru, karyawan, dan siswa.
5) Memelihara dan merawat kendaraan.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan

c. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

6. Satpam 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membuka dan menutup pintu gerbang sekolah.
3) Menjaga keamanan selama kegiatan KBM.
4) Menerima dan mencatat kedatangan tamu selama KBM.
5) Mencatat identitas tamu sekolah.
6) Mengatur kendaraan di depan sekolah waktu siswa datang dan pulang.
7) Menjaga kebersihan lingkungan

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.


Rincian program di atas akan lebih baik jika dibuat dalam matriks, sehingga jelas apa yang harus dikerjakan setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Dengan adanya program yang rinci maka tugas kepala sekolah adalah menggerakkan/mengerahkan dan melakukan pengawasan/monev dan pada akhirnya penilaian kinerja masing-masing persenil tenaga administrasi mengacu kepada garisan tugas yang disusun.

BAHAN BACAAN
1. Buku  Panduan Kerja Kepala Sekolah
2. Buku Panduan Kerja Tenaga Administrasi
3. Permendiknas No. 19 Tahun 2007 Tentang Standar Pengelolaan Sekolah/Madrasah

3. Permendiknas No. 24 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah




Program Kerja Tata Usaha di Sekolah


Program Tata Usaha 
Program kerja tata usaha sekolah adalah program yang disusun tenaga administrasi diawal tahun ajaran atau tahun anggaran untuk digunakan sebagai  pedoman/acuan  dalam  melaksanakan tugas ke-tata usahaan sekolah. 

Jenis Administrasi Tata Usaha Sekolah

Tenaga administrasi sekolah yang biasa disebut tenaga tata usaha,  adalah sumberdaya manusia di sekolah yang tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan proses pembelajaran, akan tetapi mereka sangat penting dalam mendukung kelancaran pembelajaran dan administrasi sekolah.

Tenaga administrasi sekolah bertanggungjawab untuk memberikan layanan kepada pelanggan internal maupun eksternal. Pelanggan internal adalah siswa, guru dan tenaga kependidikan.

Sedangkan pelanggan eksternal adalah orang tua siswa, pemerintah, pengusaha, alummi, tokoh masyarakat, masyarakat, pengawas sekolah, komite sekolah, lembaga swadaya masyarakat dan asosiasi profesi.

Baca juga: Manajemen Administrasi Di Sekolah 

Untuk dapat melakukan layanan dengan baik maka mereka harus memahami jenis administrasi tata usaha sekolah dengan baik beserta ruang lingkupnya. Berikut ini dijelaskan jenis administrasi tata usaha di sekolah :

A. Administrasi Kepegawaian


1. File guru dan pengawai
Berisi kumpulan dokumen masing-masing guru seperti SK pengangkatan, ijazah , Karpeg, Taspen, SK berkala, sertifikasi dan lain-lain.
2. Buku induk guru dan pegawai
Berisi data-data semua guru  yang ditulis berurutan secara lengkap, mulai dari pengangkatan pertama di sekolah.
3. Buku kendali
Berisi  jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat masing-masing guru
4. SKP-PPK
Kumpulan sasaran kerja yang direncanakan masing-masing guru diawal tahun dan penilaian prestasi kerja oleh pimpinan
5. Buku DUK
Daftar urutan pangkat guru dan pegawai , yang diurutkan dari yang tingg sampai yang rendah.
6. Buku catatan kemajuan guru dan pegawai
Buku yang berisi catatan pelaksanaan tugas dan pegawai
7. Buku cuti guru dan pegawai
Buku yang berisi cacatan cuti guru dan pegawai
8. Buku mutasi guru dan pegawai
Buku yang berisi catatan mutasi guru dan pegawai secara lengkap
9. Buku data sertifikat diklat guru dan pegawai
Buku yang berisi data-data diklat yang pernah diikuti guru maupun pegawai.
10. Recana pengembangan SDM
Buku yang berisi perencanaan untuk pengembangan SDM melalui kegiatan lanjutan pendidikan, Diklat  workshop, bintek , seminar  dan lain-lain.
11.Analisi kebutuhan guru
Buku yang mencatat analisis kebutuhan guru dan pegawai di sekolah yang didasarkan pada standar beban tugas guru dan pegawai.

B. Administrasi Tata Usaha

1. Program kerja tata usaha
Program kerja tata usaha selama tahun berjalan sebagai pedoman melaksanakan tugas ketata usahaan.
2. Absensi guru dan pegawai serta rekapnya
Buku berisi kehadiran dan ketidakhadiran  guru dan pegawai  perhari. Kemudian  direkap  perbulan untuk mengetahui persentasi kehadiran.
3. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda surat masuk dan keluar
4. Buku ekspedisi
Buku yang berisi tanda terima jika mengantarkan surat.
5. Penyimpanan arsip
File yang berisi surat-surat yang dikelompokkan menurut kode surat, sehingga memudahkan untuk mencari kembali.
1. Buku kas umum
Buku berisi catatan penerimaan dan pengeluaran uang yang harus ditandatangani kepala sekolah tiap bulan.
2. Buku kas pembantu
Buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran
3. Buku pajak
Buku catatan pembayaran pajak
4. Buku bank
Buku yang mancatat transaksi dengan bank
5. Laporan keuangan
Laporan keuangan menurut sumbernya, misalnya  dana BOS, dana Komite, Blockgrant laporan tersebut lengkap dengan kwitansi pengeluaran.

D. Administrasi Barang

1. Buku induk/Inventaris barang
Mencatat semua barang yang diperoleh melalui pembelian, droping, maupun bantuan
2. Buku non Inventaris
Buku yang mencatat barang yang habis pakai yang berasal dari pembelian maupun bantuan
3. Buku  pemeliharaan  barang/asset
Buku yang berisi catatan barang-barang inventaris yang diperbaiki
4. Buku kendali/stok barang
Buku yang mencatat masing-masing jumlah  barang masuk dan jumlah barang keluar sehingga dapat diketahui sisa barang.
5. Buku penghapusan barang
Buku yang mencatat dilakukannya penghapusan barang inventaris sesuai dengan tata cara penghapusan barang.

E. Administrasi Kesiswaan

1. Buku induk siswa
Buku catatan berisi tentang identitas siswa secara lengkap sesuai dengan nomor induk, dilengkapi foto dan nilai hasil belajar siswa.
2. Buku klaper
Buku yang berisi semua nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi/keluar siswa
Buku yang berisi  data siswa masuk, keluar, DO kemudian   dilakukan rekapitulasi setiap bulan.
4. Buku prestasi
Buku yang berisi catatan prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun non akademis.
5. Rekap absen siswa
Berisi tentang rekap masing-masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan
6. Buku leger
Buku yang berisi nilai hasil belajar siswa per kelas
7. File ijazah/STTB
File yang berisi arsip ijazah/STTB masing-masing peserta didik.
8. File sertifikat/piagam siswa
File berupa kumpulan sertifikat/piagam yang diperoleh peserta didik.
9. Rapor siswa
Laporan hasil belajar siswa yang dibagikan setiap semester.
10. Buku lulusan yang diterima perguruan tinggi
Buku yang mencatat jumlah siswa yang melanjutkan ke perguruan tinggi
11. Buku PPDB
Adalah buku yang berisi nama peserta didik pada saat mendaftar pertama kali di sekolah dan hasil final peserta diddik yang diterima di sekolah setelah melalui proses seleksi.
    
Tentunya masih ada administrasi sekolah selain yang di atas sesuai kebutuhan sekolah, dan sebagian besar administrasi tersebut sudah harus dikelola dengan sistem komputerisasi. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik maka perlu disusun program kerja tata usaha (tenaga administrasi ) setiap tahun.

Semoga tenaga administrasi di sekolah dapat melengkapi administrasi dengan baik sehingga dapat memberikan layanan yang baik dan mendukung tercapainya tujuan pendidika yang bermutu.