Jenis Administrasi Tata Usaha Sekolah

Tenaga administrasi sekolah yang biasa disebut tenaga tata usaha,  adalah sumberdaya manusia di sekolah yang tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan proses pembelajaran, akan tetapi mereka sangat penting dalam mendukung kelancaran pembelajaran dan administrasi sekolah.

Tenaga administrasi sekolah bertanggungjawab untuk memberikan layanan kepada pelanggan internal maupun eksternal. Pelanggan internal adalah siswa, guru dan tenaga kependidikan.

Sedangkan pelanggan eksternal adalah orang tua siswa, pemerintah, pengusaha, alummi, tokoh masyarakat, masyarakat, pengawas sekolah, komite sekolah, lembaga swadaya masyarakat dan asosiasi profesi.

Baca juga: Manajemen Administrasi Di Sekolah 

Untuk dapat melakukan layanan dengan baik maka mereka harus memahami jenis administrasi tata usaha sekolah dengan baik beserta ruang lingkupnya. Berikut ini dijelaskan jenis administrasi tata usaha di sekolah :

A. Administrasi Kepegawaian

1. File guru dan pengawai	Berisi kumpulan dokumen masing-masing guru seperti SK pengangkatan, ijazah , Karpeg, Taspen, SK berkala, sertifikasi dan lain-lain.
2. Buku induk guru dan pegawai	Berisi data-data semua guru  yang ditulis berurutan secara lengkap, mulai dari pengangkatan pertama di sekolah.
3. Buku kendali	Berisi  jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat masing-masing guru
4. SKP-PPK	Kumpulan sasaran kerja yang direncanakan masing-masing guru diawal tahun dan penilaian prestasi kerja oleh pimpinan
5. Buku DUK	Daftar urutan pangkat guru dan pegawai , yang diurutkan dari yang tingg sampai yang rendah.
6. Buku catatan kemajuan guru dan pegawai	Buku yang berisi catatan pelaksanaan tugas dan pegawai
7. Buku cuti guru dan pegawai	Buku yang berisi cacatan cuti guru dan pegawai
8. Buku mutasi guru dan pegawai	Buku yang berisi catatan mutasi guru dan pegawai secara lengkap
9. Buku data sertifikat diklat guru dan pegawai	Buku yang berisi data-data diklat yang pernah diikuti guru maupun pegawai.
10. Recana pengembangan SDM	Buku yang berisi perencanaan untuk pengembangan SDM melalui kegiatan lanjutan pendidikan, Diklat  workshop, bintek , seminar  dan lain-lain.
11.Analisi kebutuhan guru	Buku yang mencatat analisis kebutuhan guru dan pegawai di sekolah yang didasarkan pada standar beban tugas guru dan pegawai.

1. Program kerja tata usaha	Program kerja tata usaha selama tahun berjalan sebagai pedoman melaksanakan tugas ketata usahaan.
2. Absensi guru dan pegawai serta rekapnya	Buku berisi kehadiran dan ketidakhadiran  guru dan pegawai  perhari. Kemudian  direkap  perbulan untuk mengetahui persentasi kehadiran.
3. Buku agenda surat masuk dan keluar	Buku agenda surat masuk dan keluar
4. Buku ekspedisi	Buku yang berisi tanda terima jika mengantarkan surat.
5. Penyimpanan arsip	File yang berisi surat-surat yang dikelompokkan menurut kode surat, sehingga memudahkan untuk mencari kembali.

1. Buku kas umum	Buku berisi catatan penerimaan dan pengeluaran uang yang harus ditandatangani kepala sekolah tiap bulan.
2. Buku kas pembantu	Buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran
3. Buku pajak	Buku catatan pembayaran pajak
4. Buku bank	Buku yang mancatat transaksi dengan bank
5. Laporan keuangan	Laporan keuangan menurut sumbernya, misalnya  dana BOS, dana Komite, Blockgrant laporan tersebut lengkap dengan kwitansi pengeluaran.

1. Buku induk/Inventaris barang	Mencatat semua barang yang diperoleh melalui pembelian, droping, maupun bantuan
2. Buku non Inventaris	Buku yang mencatat barang yang habis pakai yang berasal dari pembelian maupun bantuan
3. Buku  pemeliharaan  barang/asset	Buku yang berisi catatan barang-barang inventaris yang diperbaiki
4. Buku kendali/stok barang	Buku yang mencatat masing-masing jumlah  barang masuk dan jumlah barang keluar sehingga dapat diketahui sisa barang.
5. Buku penghapusan barang	Buku yang mencatat dilakukannya penghapusan barang inventaris sesuai dengan tata cara penghapusan barang.

1. Buku induk siswa	Buku catatan berisi tentang identitas siswa secara lengkap sesuai dengan nomor induk, dilengkapi foto dan nilai hasil belajar siswa.
2. Buku klaper	Buku yang berisi semua nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi/keluar siswa	Buku yang berisi  data siswa masuk, keluar, DO kemudian   dilakukan rekapitulasi setiap bulan.
4. Buku prestasi	Buku yang berisi catatan prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun non akademis.
5. Rekap absen siswa	Berisi tentang rekap masing-masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan
6. Buku leger	Buku yang berisi nilai hasil belajar siswa per kelas
7. File ijazah/STTB	File yang berisi arsip ijazah/STTB masing-masing peserta didik.
8. File sertifikat/piagam siswa	File berupa kumpulan sertifikat/piagam yang diperoleh peserta didik.
9. Rapor siswa	Laporan hasil belajar siswa yang dibagikan setiap semester.
10. Buku lulusan yang diterima perguruan tinggi	Buku yang mencatat jumlah siswa yang melanjutkan ke perguruan tinggi
11. Buku PPDB	Adalah buku yang berisi nama peserta didik pada saat mendaftar pertama kali di sekolah dan hasil final peserta diddik yang diterima di sekolah setelah melalui proses seleksi.