Home » » Jenis Administrasi Tata Usaha Sekolah

Jenis Administrasi Tata Usaha Sekolah

Tenaga administrasi sekolah yang biasa disebut tenaga tata usaha,  adalah sumberdaya manusia di sekolah yang tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan proses pembelajaran, akan tetapi mereka sangat penting dalam mendukung kelancaran pembelajaran dan administrasi sekolah.

Tenaga administrasi sekolah bertanggungjawab untuk memberikan layanan kepada pelanggan internal maupun eksternal. Pelanggan internal adalah siswa, guru dan tenaga kependidikan. Sedangkan pelanggan eksternal adalah orang tua siswa, pemerintah, pengusaha, alummi, tokoh masyarakat, masyarakat, pengawas sekolah, komite sekolah, lembaga swadaya masyarakat dan asosiasi profesi.

Untuk dapat melakukan layanan dengan baik maka mereka harus memahami jenis administrasi tata usaha sekolah dengan baik beserta ruang lingkupnya. Berikut ini dijelaskan jenis administrasi tata usaha di sekolah :

A. Administrasi Kepegawaian


1. File guru dan pengawai
Berisi kumpulan dokumen masing-masing guru seperti SK pengangkatan, ijazah , Karpeg, Taspen, SK berkala, sertifikasi dan lain-lain.
2. Buku induk guru dan pegawai
Berisi data-data semua guru  yang ditulis berurutan secara lengkap, mulai dari pengangkatan pertama di sekolah.
3. Buku kendali
Berisi  jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat masing-masing guru
4. SKP-PPK
Kumpulan sasaran kerja yang direncanakan masing-masing guru diawal tahun dan penilaian prestasi kerja oleh pimpinan
5. Buku DUK
Daftar urutan pangkat guru dan pegawai , yang diurutkan dari yang tingg sampai yang rendah.
6. Buku catatan kemajuan guru dan pegawai
Buku yang berisi catatan pelaksanaan tugas dan pegawai
7. Buku cuti guru dan pegawai
Buku yang berisi cacatan cuti guru dan pegawai
8. Buku mutasi guru dan pegawai
Buku yang berisi catatan mutasi guru dan pegawai secara lengkap
9. Buku data sertifikat diklat guru dan pegawai
Buku yang berisi data-data diklat yang pernah diikuti guru maupun pegawai.
10. Recana pengembangan SDM
Buku yang berisi perencanaan untuk pengembangan SDM melalui kegiatan lanjutan pendidikan, Diklat  workshop, bintek , seminar  dan lain-lain.
11.Analisi kebutuhan guru
Buku yang mencatat analisis kebutuhan guru dan pegawai di sekolah yang didasarkan pada standar beban tugas guru dan pegawai.

B. Administrasi Tata Usaha

1. Program kerja tata usaha
Program kerja tata usaha selama tahun berjalan sebagai pedoman melaksanakan tugas ketata usahaan.
2. Absensi guru dan pegawai serta rekapnya
Buku berisi kehadiran dan ketidakhadiran  guru dan pegawai  perhari. Kemudian  direkap  perbulan untuk mengetahui persentasi kehadiran.
3. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda surat masuk dan keluar
4. Buku ekspedisi
Buku yang berisi tanda terima jika mengantarkan surat.
5. Penyimpanan arsip
File yang berisi surat-surat yang dikelompokkan menurut kode surat, sehingga memudahkan untuk mencari kembali.

                                   Baca juga: Program Kerja Tata Usaha di Sekolah 
1. Buku kas umum
Buku berisi catatan penerimaan dan pengeluaran uang yang harus ditandatangani kepala sekolah tiap bulan.
2. Buku kas pembantu
Buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran
3. Buku pajak
Buku catatan pembayaran pajak
4. Buku bank
Buku yang mancatat transaksi dengan bank
5. Laporan keuangan
Laporan keuangan menurut sumbernya, misalnya  dana BOS, dana Komite, Blockgrant laporan tersebut lengkap dengan kwitansi pengeluaran.

D. Administrasi Barang

1. Buku induk/Inventaris barang
Mencatat semua barang yang diperoleh melalui pembelian, droping, maupun bantuan
2. Buku non Inventaris
Buku yang mencatat barang yang habis pakai yang berasal dari pembelian maupun bantuan
3. Buku  pemeliharaan  barang/asset
Buku yang berisi catatan barang-barang inventaris yang diperbaiki
4. Buku kendali/stok barang
Buku yang mencatat masing-masing jumlah  barang masuk dan jumlah barang keluar sehingga dapat diketahui sisa barang.
5. Buku penghapusan barang
Buku yang mencatat dilakukannya penghapusan barang inventaris sesuai dengan tata cara penghapusan barang.

E. Administrasi Kesiswaan

1. Buku induk siswa
Buku catatan berisi tentang identitas siswa secara lengkap sesuai dengan nomor induk, dilengkapi foto dan nilai hasil belajar siswa.
2. Buku klaper
Buku yang berisi semua nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi/keluar siswa
Buku yang berisi  data siswa masuk, keluar, DO kemudian   dilakukan rekapitulasi setiap bulan.
4. Buku prestasi
Buku yang berisi catatan prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun non akademis.
5. Rekap absen siswa
Berisi tentang rekap masing-masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan
6. Buku leger
Buku yang berisi nilai hasil belajar siswa per kelas
7. File ijazah/STTB
File yang berisi arsip ijazah/STTB masing-masing peserta didik.
8. File sertifikat/piagam siswa
File berupa kumpulan sertifikat/piagam yang diperoleh peserta didik.
9. Rapor siswa
Laporan hasil belajar siswa yang dibagikan setiap semester.
10. Buku lulusan yang diterima perguruan tinggi
Buku yang mencatat jumlah siswa yang melanjutkan ke perguruan tinggi
11. Buku PPDB
Adalah buku yang berisi nama peserta didik pada saat mendaftar pertama kali di sekolah dan hasil final peserta diddik yang diterima di sekolah setelah melalui proses seleksi.
    
Tentunya masih ada administrasi sekolah selain yang di atas sesuai kebutuhan sekolah, dan sebagian besar administrasi tersebut sudah harus dikelola dengan sistem komputerisasi. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik maka perlu disusun program kerja tata usaha (tenaga administrasi ) setiap tahun.

Semoga tenaga administrasi di sekolah dapat melengkapi administrasi dengan baik sehingga dapat memberikan layanan yang baik dan mendukung tercapainya tujuan pendidika yang bermutu.

1 komentar:

Post a Comment