Home » » Menata Sistem Informasi Manajeman Di Sekolah

Menata Sistem Informasi Manajeman Di Sekolah

Salah satu kegiatan yang sangat penting di sekolah namun sering terlupakan adalah pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Secara umum sekolah sudah banyak yang melaksanakannya,  akan tetapi bukti fisik yang menunjukkan bahwa kegiatan tersebut sudah terlaksana dengan baik  belum dapat diperlihatkan, khususnya pada saat akreditasi sekolah. Selain hal tersebut sesuai perkembangan pendidikan dan informasi yang cepat berubah maka  sudah saatnya sekolah memberikan perhatian serius tentang sistem informasi manajeman.

Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan oleh Pendidikan Dasar dan Menengah menyebutkan beberapa hal yang harus dilengkapi  sekolah antara lain:

1.     Mengelola sistem informasi manajemen yang mermadai untuk  mendukung administrasi pendidikan yang efektif, efisien dan  akuntabel;
2.     Menyediakan fasilitas informasi yang efisien, efektif dan muda   diakses;
3.     Menugaskan seorang guru atau tenaga kependidikan untuk  melayani permintaan informasi rnaupun pemberian informasi atau pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan pengelolaan sekolah baik secara lisan maupun tertulis dan semuanya direkam   dan didokumentasikan;
4.    Melaporkan data informasi sekolah/madrasah yang telah terdokumentasikan kepada Dinas Pendidikan  Propinsi /Kabupaten/Kota

Selain hal di atas dikatakan juga agar komunikasi antar warga sekolah/madrasah di lingkungan sekolah dilaksanakan secara efisien dan efektif. Untuk dapat melakukan kegiatan di atas maka perlu mengingat kembali pengertian  SIM itu sendiri sehingga sekolah dapat menempuh langkah-langkah yang harus dikerjakan atau mengelolanya.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem yang secara terpadu mengaitkan manusia dengan mesin (peralatan) untuk menyajikan informasi guna mendukung pimpinan organisasi dalam mengelola dan mengambil keputusan. Menurut Mc. Leod seorang ahli dalam sistem informasi manajemen mengartikan bahwa  Sistem Informasi Manajemen adalah  suatu sistem berbasis computer yang menyediakan informasi/data bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi digunakan oleh pengelola atau pun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Dari pengertian di atas ada beberapa hal atau unsur-unsur di dalam SIM yang harus kita perhatikan yaitu:
1. Data dan informasi  sekolah
2. Pendekatan sistem
3. Proses pengolahan data
4. Sistem peralatan/Komputerisasi 

Informasi/data  yang baik merupakan hal penting dalam pengambilan suatu keputusan, kualitas infromasi sangat menentukan keputusan yang diambil. Oleh karena itu informasi yang baik dan siap pakai sangat diperlukan dalam setiap pengambilan keputusan, maupun perencanaan sekolah di tahun selanjutnya.

Berikut ini terdapat beberapa karakteristik informasi yang baik dan siap digunakan dalam pengambilan keputusan atau perencanaan sekolah:

Akurat
Syarat utama informasi dikatakan siap pakai adalah akurat. Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan fakta yang sebenarnya, tepat, dan sebaiknya merupakan hasil analisis statistik yang baik.

Tepat Waktu
Selain akurat informasi harus tepat waktu, dalam arti informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan. Misalnya, kepala sekolah harus mengetahui berapa jumlah siswanya saat ini secara akurat berapa perempuan dan laki-laki di tiap tingkat.

Relevan
Selanjutnya karakteristik informasi siap pakai adalah relevan, dalam arti informasi yang disampaikan memiliki hubungan terkait dengan keputusan yang akan diambil. Misalnya, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kepala labour dan  kepala perpustakaan adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, usia,, dan kompetensi.  

Lengkap dan Memadai
Karakteristik selanjutnya adalah informasi/data  yang terkumpul maupun diterima  harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai laporan yang dibutuhkan.

Up to Date
Informasi juga harus Up to Date, hal ini karena lingkungan selalu mengalami perubahan setiap saat. Perubahan dapat menimbulkan kesempatan tersendiri. Perubahan tersebut tidak dapat dicegah melainkan harus di antisipasi dengan baik. Oleh karena itu informasi yang diperoleh terbaru dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi dan memudahkan manajemen mengambil keputusan yang tepat.

Dapat Diandalkan
Informasi harus handal dan dapat dipercaya, juga dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang tidak jelas sumbernya akan tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dengan demikian sumber informasi harus terpercaya/ diperoleh dengan cara tepat, dan diroses dengan cara yang benar, serta pendistribusiannya dapat dipercaya.

Dapat Dimengerti
Karakterisitik informasi selanjutnya adalah dapat dimengerti, informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik agar informasi tersebut berguna bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna informasi dianggap memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami informasi tersebut. Jika informasi mudah dimengerti oleh pengguna informasi maka proses pembuatan keputusan dapat dipercepat.

Dapat Dibandingkan                                                               
      Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, masa lalu, dan masa yang akan datang, serta kemampuan potensial yang dimiliki kepada pihak asing.

          Agar data /informasi seperti di atas maka sekolah perlu menyiapkan hal-hal berikut:
Membentuk Tim atau orang yang ditugaskan dalam mengelola SIM dengan menerbitkan  surat keputusan yang terdiri dari:
1.  Desainer     : Orang yang mampu menganalisis masalah dalam lembaga
2. Pemogram  : Orang yang menyusun program sesuai dengan ke inginan desainer
3. Pustakawan: Orang yang menangani data dan penyimpanannya
4. Teknisi         : Orang yang merawat perangkat keras dan jaringan computer
5. Operator     : orang yang bertugas memasukkan dan merawat file (berkas)

Pembentukan tim  di atas sangat tergantung kepada keadaan sekolah, dan dimungkinkan untuk jabatan rangkap. Selanjutnya petugas yang ditunjuk dijabarkan rinciannya.
Sistem kerja dari SIM yang dikelola tersebut terdiri atas unsur input, proses dan output.

Input adalah masukan-masukan data yang akurat dari bidang kurikulum, kesiswawaan, kepegawaian, sarana dan prasarana, keuangan dan hubungan sekolah dengan masyarakat. Demikian juga  dengan data delapan standar nasional pendidikan, kondisi awal dan   pencapain tiap standar harus dilengkapi  dalam data input per tahun.

Proses dapat dilakukan manual atau bantuan computer, namun sesuai dengan perkembangan masa kini hendaknya semua data sudah diproses dengan sistem computer. Agar hal ini dapat tercapai maka diperlukan prosedur yang jelas, ketersediaan peralatan, ketersediaan data/informasi, dan pemeliharaan sistem.

Output : merupakan informasi yang disajikan untuk kepala sekolah atau pihak lain yang membutuhkan sebagai bahan dalam membuat keputusan ,  perencanaan  dan pertanggungjawaban sekolah.

Alur penanganan informasi disekolah diawali  dari kegiatan berikut :

Perencanaan data : menetapkan tujuan, jenis dan waktu pengumpulan data.
Pengorganisasian data : menetapkan tugas dan ruanglingkup data yang ditangani oleh sekolah
Pengumpulan dan penyiapan data: menentukan metode, menentukan sumber, menyusun pengumpulan data dan pelaksanaan pengumpulan data.
Pengolahan data : menentukan format sajian, menyesuaikan permintaan informasi, dan mengamankan informasi.
Penyajian laporan: menganalisis dan menginterpretasikan hasil olahan data serta mengamankan hasilnya.

Dengan demikian data dan informasi di sekolah dapat akurat sebagai sumber pengambilan keputusan, perencanaan ke depan, peningkatan mutu dan pertanggungjawaban bahwa sekolah sudah terkelola dengan baik. Semoga.

0 komentar:

Post a Comment