Home » » Penerapan Pendekatan PDCA Dalam Pengelolaan Sekolah

Penerapan Pendekatan PDCA Dalam Pengelolaan Sekolah


PDCA adalah singkatan dari “ Plan, Do, Check, dan Act ( Rencanakan, Kerjakan, Cek, dan Tindak Lanjuti), merupakan suatu proses pemecahan masalah melalui empat tahap dalam            pengendalian kualitas.  PDCA sering disebut  sebagai “ siklus Shewhart” karena pendekatan  ini  pertama kali dikemukan oleh Walter Shewhart dan penerapannya lebih banyak digunakan
dalam  manajemen perusahaan
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan strategi dalam peningkatan mutu sekolah , maka  PDCA menjadi sebuah alternativ yang dapat diterapkan dalam peningkatan mutu disekolah.

     Konsep PDCA dalam bentuk  operasional adalah sebagai berikut: 
Plan
:
menyusun, merencanakan,   mensosialisasikan,    mengkoordinasikan mengkomunikasikan, 
Do
:
melakukan, melaksanakan, menerapkan, memantau, mengimplementasikan
Check
:
memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur, mengevaluasi, mengoreksi
Act
:
melaporkan, mempertanggungjawabkan, menindaklanjuti, memperbaiki, meningkatkan,
Dengan demikian PDCA , merupakan satu siklus yang tidak terputus dan saling berinteraksi satu sama lain. PDCA   sebagai proses penyelesaian dan pengendalian masalah dengan pola runtun dan sistematis.

1.      P (Plan)  n = Rencanakan)    
Merencanakan sasaran (goal= tujuan) dan proses apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil
yang sesuai dengan spesifikasi tujuan yang ditetapkan. Perencanaan dilakukan untuk
mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres
kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah tersebut.

Dengan demikian Plan harus diterjemahkan secara rinci  dan per sub sistem sehingga sasaran
mudah dicapai..  Ada empat hal yang harus dilakukan dalam tahap perencanaan:
a.       Penetapan topik permasalahan
b.      Mencari faktor penyebab masalah
c.       Urutan penyebab masalah
d.      Perumusan masalah.
Disusun rencana yang akan dilakukan  yang didalamnya telah termuat  masalah yang akan
diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki, dan  solusi untuk mengatasi masalah.

2.      D  (Do = Kerjakan)
Melakukan perencanaan proses yang telah ditetapkan sebelumnya  dan menghindari penundaan.
Melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan,
mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan. Maka pada tahap “do”
berarti  mengerjakan apa yang telah direncanakan dan memantau proses pelaksanaanya.

3.      C (Check = Evaluasi)
Melakukan evaluasi terhadap sasaran dan proses serta melaporkan hasilnya , mengecek kembali
apa yang sudah dikerjakan, sudahkah sesuai dengan standar atau masih ada kekurangan. Apabila
masih menemukan kelemahan-kelemahan. Kelemahan tersebut diidentifikasi mengapa sampai
terjadi, berdasarkan hasil evaluasi  maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan pada
tahap berikutnya.

4.      A(Action = menindaklanjuti)
Kegiatan dalam tahap ini adalah menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan.
Meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya. Menindaklanjuti hasil
berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan cara yang telah dilakukan
apakah sudah tepat atau belum. Melakukan monitoring perubahan dengan melakukan pengukuran
dan pengendalian proses secara teratur.  
  Keunggulan dan Kelemahan Pendekatan  PDCA antara lain:
  Keunggulan pendekatan PDCA adalah sebagai berikut:
1.   Dapat disusun rencana kerja yang rinci mengenai cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan sehingga mudah dilaksanakan
2.   Dapat diketahui pelaksanaan cara penyelesaian sehingga apabila ditemukan penyimpangan segera dapat diperbaiki sesuai dengan kebutuhan
3.   Tujuan program menjaga mutu  sehingga meningkatnya mutu pelayanan dapat dicapai secara bertahap.
4.    Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggungjawab dalam sebuah organisasi,
5.     Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi,
6.   Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis,
7.      Menghapuskan pemborosan waktu di tempat kerja dan peningkatan prokduktivitas.

      Sedangkan kelemahannya atau factor-faktor yang menghambat pelaksanaan PDCA adalah:
 1. Apabila tim pelaksana yang ditunjuk tidak  memiliki komitmen yang tinggi terhadap tanggungjawab yang diberikan maka rencana yang sudah disusun dengan baik bisa tidak terlaksana.
  2.   Monitoring  dan evaluasi yang tidak dilaksanakan secara baik dan kontinu setiap selesai satu siklus.

 Implementasi PDCA dalam Pengelolaan Sekolah
Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan langkah-langkah penyelesaian masalah yang terencana dalam konteks semangat perbaikan yang berkesinambungan untuk meningkatkan mutu suatu pekerjaan, dan  harus diiringi keseriusan serta  kreativitas.

Untuk dapat menerapkannya diperlukan pemahaman tentang siklus PDCA dan pengetahuan tentang penggunaan instrument /alat yang dibutuhkan. Adapun yang harus dipersiapkan kepala sekolah pada setiap tahap  adalah:

1.      Tahap Plan
Kegiatan pada tahap “Plan” adalah menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan,
mensosialisasikan, mengkomunikasikan. Pada tahap Plan ini ada empat hal yang harus dilakukan
kepala sekolah yaitu: Penetapan sasaran atau tema yang harus dilakukan, mencari faktor penyebab
kesulitan/kendala, urutan penyebab, dan perumusan masalah yang harus diselesaikan.
Artinya kepala sekolah harus mengetahui apa kesulitan selama ini dalam proses penelolaan sekolah,
dan bagaimana perbaikannya serta bagaimana melakukannya

Untuk itu  kepala sekolah harus benar-benar mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan
dengan  perencanaan sekolah seperti penyusunan RKS/RKJM, RKT, RKAS, KTSP, Program
supervisi/monitoring, program ekstrakurikuler dll.  

Jika  akar masalahnya adalah ketidakmampuan kepala sekolah dalam melakukan perencanaan maka 
kepala sekolah perlu membangun tim work dengan guru-guru, tenaga administrasi dan para pakar
atau tokoh masyarakat.  Tim kerja ini perlu dikuatkan dengan surat keputusan kepala sekolah
sehingga tim memiliki legalitas dalam melakukan tugasnya.

 2. Tahap Do
Kata kunci dalam tahap “Do” adalah  melakukan melaksanakan  ,menerapkan, mengimplementasikan semua rencana yang telah disusun pada tahap Plan dan memantau proses pelaksanaannya.   . Melakukan perencanaan proses yang telah ditetapkan sebelumnya  dan menghindari penundaan, serta memantau proses pelaksanaan, agar senantiasa mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.  

Tahap “do” berarti  mengerjakan apa yang telah direncanakan dan memantau proses pelaksanaanya. Pemantauan proses inilah yang disebut dengan monitoring. Selain itu kepala sekolah perlu menggerakkan, dan memotivasi tim agar bekerja sesuai dengan rencana. Ketuntasan kerja tim sangat diperlukan, karena kalau di ulur maka akurasi data bisa kabur.

3. Tahap Check
Kata kunci dalam tahap ini adalah : memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur, mengevaluasi, dan mengoreksi.  Kepala melakukan evaluasi terhadap sasaran dan proses yang telah dilakukan oleh tim kerja. Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan untuk dapat disusun rencana selanjutnya.  

Pada tahap ini kepala sekolah  mengecek kembali apa yang sudah dikerjakan, sudahkah sesuai dengan standar atau masih ada kekurangan.  Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan. Kelemahan tersebut diidentifikasi mengapa sampai terjadi, berdasarkan hasil evaluasi  maka segetra  disusun rencana perbaikan untuk dilaksanakan pada tahap berikutnya.

Ada tiga kemungkinan hasil yang dapat diamati dari implementasi tahap check ini yaitu: 1) Hasil yang dilakukan sudah baik sesuai dengan standar atau aturan yang berlaku sehingga prosedur pekerjaan tersebut dapat digunakan untuk masa yang akan datang, 2) hasilnya belum baik atau  belum sesuai dengan standar, tidak sesuai dengan yang direncanakan maka perencanaan atau proses harus diganti pada hari yang akan datang, 3) Prosedur  yang dilakukan mungkin dapat dipakai tapi dalam situasi berbeda.

4.Tahap Act
Kegiatan dalam tahap ini adalah menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya. Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan cara yang telah dilakukan apakah sudah tepat atau belum, dalam hal ini perlu dibandingkan dengan standar yang ada selanjutnya dilakukan diskusi bersama tim.

Pada  tahap “Action” kepala sekolah  melakukan monitoring perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.  Bagaimana tindak lanjut untuk menjadi lebih baik, dan rencana perbaikan terhadap kelemahan yang telah ditemukan. Maka pada tahap act, terbuka  kemungkinan dilakukan standarisasi ulang proses dan persiapan terhadap perbaikan berikutnya.

Simpulan
Konsep PDCA pada hakekatnya adalah siklus kegiatan yang dilaksanakan secara kontiniu untuk peningkatan mutu suatu sekolah. Plan (perencanaan ) yaitu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, Do (melaksanakan) yaitu mengerjakan apa yang sudah direncanakan. Check (memeriksa) apakah hasil yang terjadi sesuai dengan yang direncanakan. Action (tindak lanjut) yaitu apakah tindak lanjut yang akan diambil dengan hasil yang diperoleh dan upaya yang diperlukan untuk meningkatkan   hasil yang diperoleh. Nah, kepala sekolah dapat menerapkan konsep PDCA untuk menuju sekolah yang lebih bermutu. Semoga.




0 komentar:

Post a Comment